Automazione dei processi aziendali con SAP: un tema che interessa sempre di più CFO, operations manager e responsabili IT che cercano modi concreti per ridurre i costi operativi, eliminare gli errori manuali e liberare risorse per attività a maggior valore aggiunto. SAP offre strumenti maturi per automatizzare una vasta gamma di processi — ma farlo in modo efficace richiede un approccio strutturato, non l’automazione indiscriminata di tutto quello che è automatizzabile.
Cosa si può automatizzare con SAP
Le aree di processo in cui l’automazione con SAP porta i risultati più significativi sono numerose. Nel ciclo passivo (purchase to pay): automatizzazione della ricezione e abbinamento delle fatture fornitori, approvazione automatica degli ordini di acquisto entro soglie definite, riconciliazione automatica tra ordini, bolle di consegna e fatture. Nel ciclo attivo (order to cash): elaborazione automatica degli ordini di vendita, generazione delle fatture cliente, gestione automatica dei follow-up per i pagamenti in ritardo. Nella contabilità: chiusure mensili automatizzate, riconciliazione dei conti, generazione di report periodici. Nella logistica: proposte automatiche di riordino, gestione automatica delle allocazioni di magazzino.
Gli strumenti di automazione SAP
SAP offre diversi livelli di automazione. A livello di processo ERP, S/4HANA include workflow integrati e regole di automazione configurabili per i processi standard. A livello di piattaforma, SAP BTP include strumenti di process automation (SAP Build Process Automation) che permettono di costruire workflow visivi senza scrivere codice. A livello di integrazione, SAP Integration Suite permette di automatizzare i flussi di dati tra sistemi diversi. Per i processi che coinvolgono sistemi non SAP o attività su interfacce non native, si possono combinare strumenti RPA (Robotic Process Automation) con SAP.
Come avviare un progetto di automazione
Il punto di partenza per un progetto di automazione è l’identificazione dei processi candidati. Non tutti i processi hanno lo stesso potenziale di automazione: i migliori candidati sono quelli ad alto volume, con regole chiare e pochi casi eccezionali, con dati strutturati e ben definiti, e con un impatto significativo sulla produttività se automatizzati.
Un errore comune è automatizzare processi che prima andrebbero ridisegnati. L’automazione di un processo inefficiente produce semplicemente inefficienze più veloci. Prima di automatizzare, vale sempre la pena verificare se il processo può essere semplificato o eliminato. Leggi il nostro articolo sull’ottimizzazione dei processi aziendali con SAP per approfondire questo aspetto.
ROI dell’automazione con SAP
Il ritorno sull’investimento dei progetti di automazione SAP dipende da diversi fattori: volume delle transazioni automatizzate, riduzione degli errori (e dei costi di correzione), tempi di processo risparmiati e livello di soddisfazione degli utenti che vengono liberati dalle attività ripetitive. I progetti di automazione ben progettati mostrano spesso ritorni molto rapidi, con payback period di 6-18 mesi.
Una precauzione importante: quantificare il ROI atteso prima di iniziare, non solo per giustificare l’investimento internamente, ma anche per avere un riferimento con cui misurare l’effettivo risultato dopo l’implementazione.
Automazione e change management
L’automazione di processo è spesso vissuta dalle persone come una minaccia al proprio ruolo. Gestire questa preoccupazione in modo trasparente — spiegando che l’obiettivo è eliminare le attività a basso valore, non eliminare le persone — è fondamentale per ottenere il coinvolgimento degli utenti e il successo del progetto.
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