Ciclo passivo SAP: cos’è e a cosa serve?

Molto spesso le aziende commettono l’errore di focalizzarsi unicamente sul ciclo attivo, ossia su tutte quelle operazioni che permettono di costruire un rapporto duraturo con il cliente, tralasciando il ciclo passivo.
Tuttavia, quest’ultimo risulta essere indispensabile perché accorpa le azioni e gli interventi da compiere prima della vendita del bene o del servizio, come la gestione del magazzino e il rapporti con i fornitori in primis. Il ciclo passivo SAP è infatti uno step importante per poter garantire un’ottima qualità al consumatore finale e per contenere al massimo le spese. È per questo che le aziende necessitano di una digitalizzazione non solo dei processi che riguardano il cliente, ma anche di quelli che riguardano i fornitori.
All’interno di questa breve guida Technis Blu presenta in che modo il software SAP riesce a ottimizzare il ciclo passivo delle imprese.

Ciclo attivo e ciclo passivo SAP: quali sono le differenze?

Immaginiamo la gestione di un’azienda suddivisa in due importanti step: il ciclo attivo e il ciclo passivo. Entrambi rappresentano momenti decisivi e possono essere implementati grazie al processo di digitalizzazione. In questo modo tutte le fatture e gli ordini vengono raccolti all’interno di un sistema unico: il gestionale SAP appunto.

Il fine ultimo è quello di coordinare e archiviare in modo rapido e agevole i molteplici documenti che riguardano l’intero processo di vendita di prodotti e servizi.
Mentre all’interno del primo concetto – il ciclo attivo – sono racchiuse tutte quelle azioni utili alla vendita di prodotti e/o servizi, la nozione di ciclo passivo si rifà ai momenti che precedono la fase di vendita.
Ricorrendo alla digitalizzazione del ciclo attivo e del ciclo passivo un’azienda può beneficiare di diversi vantaggi, tra cui:

• definire le entrate dell’azienda con largo anticipo;
• intercettare con rapidità le necessità del cliente per esaudire in tempi celeri i suoi bisogni.

Cos’è il ciclo attivo?

Nella definizione di ciclo attivo rientrano tutte quelle azioni che un’azienda intrattiene con un cliente e che permettono di ottenere un profitto in termini economici. Dunque, all’interno del concetto di ciclo attivo sono comprese tutte le iniziative messe in atto da un business che garantiscono la vendita di beni o servizi.

Il ciclo attivo consente di organizzare e archiviare i dati anagrafici di un cliente e tutti i documenti che attestano la vendita di un prodotto o servizio.

Cos’è il ciclo passivo?

La nozione di ciclo passivo racchiude al suo interno tutti gli step che precedono la vendita di un bene/servizio. Caratterizzano il ciclo passivo tutti i flussi di lavoro che intercorrono tra azienda, fornitori e magazzino. Mentre il ciclo attivo determina entrate per un’organizzazione, il ciclo passivo genera uscite di denaro che pesano sui costi sostenuti da un’impresa.

Mediante il ciclo passivo si gestiscono i dati relativi ai fornitori e i documenti che derivano dal legame che questi ultimi intrattengono con un business (ad esempio ordini di acquisto).

Come SAP migliora la gestione del ciclo passivo

#1 Anagrafica dei fornitori

Ancora oggi molte aziende utilizzano un semplice File Excel per tenere nota dei dati di ogni fornitore. Ciò comporta spesso non solo confusione, ma anche un rallentamento nell’apertura dei file e nelle eventuali modifiche delle informazioni.

SAP sa perfettamente quanto ogni singolo minuto possa rappresentare un tesoro per le imprese e realizza un ciclo passivo completamente innovativo e digitalizzato, in grado di velocizzare le operazioni. In questo, infatti, è possibile realizzare una scheda di anagrafica per ogni fornitore, così da avere sempre sotto controllo ogni dato di cui si necessita per pagare le fatture o altre operazioni. Inoltre, ad ogni scheda è possibile allegare documenti specifici (per esempio, il contratto) senza doverli cercare altrove. È da sottolineare anche il fatto che un gestionale SAP permette di creare un collegamento tra i diversi reparti grazie a un sistema di memoria centrale, che consente di vedere le modifiche apportate da altri utenti in tempo reale, senza rischiare errori o incomprensioni.

#2 Gestione dei contratti

Le aziende hanno continuamente a che fare con centinaia e centinaia di documenti, tra cui anche i contratti con i fornitori. È davvero difficile, talvolta, ricordare la data di scadenza di un contratto e provvedere immediatamente al suo rinnovo o alla ricerca di un nuovo fornitore.

Il ciclo passivo SAP permette di ricevere, attraverso specifici workflow, veri e propri promemoria precedenti alla scadenza del contratto, evitando quindi di cadere nell’inoperatività. Ogni scadenza è condivisibile con il resto del team. Lo stesso accade nel momento in cui il contratto viene rinnovato o sostituito: la notifica è accessibile a chiunque all’interno dell’azienda.

#3 Pagamenti tempestivi

Le aziende rischiano spesso di ritardare nei pagamenti a causa di dimenticanze nelle scadenze delle fatture. SAP ovvia anche a questo problema, realizzando workflow specifici che ricordino con largo anticipo all’utente il pagamento delle fatture. Questo sistema è collegato a uno strumento di fatturazione elettronica gestito da SAP, così da poter controllare e gestire in ogni momento le fatture in uscita e quelle in entrata.

In particolare, le attuali esigenze normative richiedono l’introduzione della fatturazione elettronica per tutti i business che intrattengono relazioni B2B e con la Pubblica Amministrazione. Le aziende sono dunque chiamate a emettere documenti attraverso un modello standard: questo ha l’obiettivo di garantire la veridicità delle fatture emesse.

Per riuscire a rispettare tale direttiva, l’Agenzia delle Entrate ha predisposto un Sistema di Interscambio – brevemente detto SdI – che consente a tutte le aziende di scambiare in totale sicurezza i documenti che attestano la vendita di un prodotto/servizio. Anche in questo caso SAP può intervenire per semplificare il trasferimento delle fatture allo SdI.

#4 Report dettagliati

Il ciclo passivo rappresenta, al contrario del ciclo attivo, tutte le spese e le uscite dell’azienda. È per questo che è fondamentale non solo coordinare ogni attività relativa ai pagamenti dei fornitori e alla gestione del magazzino, ma anche trovare le giuste operazioni strategiche per la riduzione dei costi aziendali e per la massimizzazione del fatturato.

Prendere decisioni diviene più semplice con il sistema di gestione del ciclo passivo di SAP, che realizza un’analisi dei costi aziendali aggiornata in tempo reale, in grado di offrire una panoramica completa dell’attività. Grazie allo studio del singolo centro di costo, sarà più facile valutare le spese e il management avrà la possibilità di prendere decisioni efficaci per il futuro dell’impresa.

#5 Sicurezza dei dati

Il GDPR (General Data Protection Regulation) è entrato in vigore in maniera severa da maggio 2018: ciò indica un’attenzione sempre maggiore, da parte degli Stati dell’Unione Europea, nei confronti della sicurezza dei dati. Le imprese, in particolare, dispongono di grosse quantità di informazioni e necessitano del massimo dell’accortezza per evitare di cadere vittime di potenti hacker.

Il ciclo passivo di SAP tutela i dati interni all’azienda e, soprattutto, quelli dei fornitori per mezzo di potenti sistemi di protezione. In questo senso, ogni accesso al sistema viene costantemente documentato e viene inviato al centro un avviso qualora si manifestassero accessi dubbi.

I benefit del ciclo passivo di SAP

Numerosi sono i vantaggi a cui si può accedere affidandosi ad una gestione completa del ciclo passivo per mezzo di SAP. In particolare, possiamo trovare:

• Conservazione elettronica dei documenti. Ciò consente una ricerca più rapida di contratti ed informazioni, che vengono oltretutto gestiti in modo più efficace per mezzo di una totale dematerializzazione, che non solo è ecofriendly, ma anche produttiva: non si fa più riferimento a fogli volanti sulla scrivania, ma ogni documento è salvato nel sistema centrale di SAP;
• Velocizzazione e miglioramento della gestione dei processi aziendali, anche contabili ed amministrativi;
• Eliminazione degli errori di trasmissione, grazie ad un sistema che si aggiorna in tempo reale ed è condivisibile all’intero team;
• Maggiore sicurezza nei dati.

Conclusione

In questo articolo abbiamo approfondito la tematica del ciclo passivo di SAP, un gestionale innovativo in grado di coordinare il magazzino e di ottimizzare i rapporti con i fornitori. Ciò è possibile grazie ad una completa digitalizzazione dei processi aziendali, con la creazione di specifiche anagrafiche non solo per i clienti (come nel CRM), ma anche per coloro che offrono beni e servizi all’azienda. Le scadenze dei contratti e dei pagamenti vengono segnalati con largo anticipo, per permettere al reparto amministrativo e contabile di provvedere immediatamente. Inoltre, vengono realizzati analisi dettagliate e report approfonditi per arrivare ad una minimizzazione delle uscite. Il tutto senza rinunciare ad una quasi massima sicurezza dei dati.

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