Gestione della contabilità aziendale: ecco cosa puoi fare con SAP

Prestare attenzione alla contabilità è fondamentale in qualsiasi tipo di azienda. Grazie a questa attività, infatti, è possibile avere ben chiare le entrate e le uscite, sia economiche sia finanziarie, che influenzano l’andamento dell’impresa e, di conseguenza, prendere decisioni manageriali efficaci. Proprio per l’importanza che ricopre, è necessario che la gestione della contabilità aziendale avvenga per mezzo di strumenti specifici: un software ad hoc permette di elaborare i dati in maniera semplice, veloce e chiara, attribuendo costi e guadagni agli ambiti giusti. SAP dedica uno dei suoi moduli, Financial Accounting, proprio a questa attività. Ma quali sono i vantaggi di utilizzare SAP per la contabilità? Vediamoli insieme in questo articolo.

#1 Specializzazione del personale

Uno dei punti di forza di SAP è indubbiamente dato dalla sua modularità. Non esiste infatti un software univoco per tutte le aziende: ogni impresa, in base alle proprie caratteristiche ed esigenze, può scegliere di personalizzarlo come preferisce. E lo fa attraverso i moduli SAP. Nell’ambito della contabilità, SAP mette a disposizione Financial Accounting, che nasce appositamente per la gestione efficace delle entrate e delle uscite dell’azienda, nonché per la creazione di accurati bilanci di esercizio.

Qual è il vantaggio di utilizzare un modulo pensato proprio per questa attività? Il personale riesce a specializzarsi su un unico software; ne conosce in maniera approfondita le caratteristiche e le funzionalità e, con l’andare del tempo, le operazioni da svolgere diventano sempre più facili da gestire. In questo modo, c’è un’ottimizzazione dei tempi delle attività contabili.

Allo stesso tempo, disporre di un software specializzato sulla contabilità consente di evitare di entrare erroneamente nel modulo di un altro reparto, causando perdite di tempo e magari l’inserimento erroneo di dati e modifiche.

#2 Condivisione delle informazioni

Come abbiamo già capito, SAP permette di utilizzare un modulo specifico per la singola attività da svolgere. Tuttavia, grazie a una tecnologia in-memory, ogni reparto dell’azienda è messo in comunicazione con l’altro. Per esempio, i dati relativi a costi ed entrate derivanti dal reparto produzione e logistica vengono trasmessi in automatico anche al modulo Financial Accounting.

Avere la possibilità di condividere le informazioni real time con il resto dell’azienda è un vantaggio non di poco conto. Innanzitutto, viene minimizzato il rischio di errore o di dimenticanze, mantenendo comunque alto il livello di sicurezza: grazie a diverse tipologie di accesso, ogni operatore può entrare solo nel modulo che gli è stato assegnato. Ciò migliora la comunicazione tra reparti: viene ridotto il rischio di creare incomprensioni e, di conseguenza, anche l’ambiente lavorativo è più sereno. E, si sa, un team unito è anche un team che esegue al meglio le proprie attività e che rema nella stessa direzione del management aziendale.

#3 Ripartizione dei costi

Svolgere l’analisi dei costi aziendali è essenziale per comprendere l’andamento dell’impresa, quali aree richiedono maggiori effort e risorse e, soprattutto, a quale prezzo vendere un prodotto. Il software SAP è progettato proprio per essere il più chiaro possibile.

Al momento dell’inserimento dei dati, ti viene richiesto in quale ambito vuoi allocare le uscite della tua azienda. Per esempio, puoi scegliere di alloccare un pagamento al fornitore che si occupa della spedizione del prodotto; oppure, un altro costo può essere quello relativo all’abbonamento mensile del CRM utilizzato dal reparto commerciale per acquisire nuovi clienti. Ciò accade perché SAP calcola le entrate e le uscite tenendo in considerazione i centri di costo, ossia le aree in cui è composta l’azienda. Grazie a una panoramica chiara derivante da questa suddivisione, ripartire il budget e le risorse e ridurre i costi aziendali sarà più semplice e immediato.

#4 Tracciabilità delle operazioni

SAP è in grado di registrare quotidianamente centinaia di informazioni, tra cui anche l’operatore che esegue una determinata azione. Ciò è molto importante, soprattutto all’interno di un’azienda strutturata, in cui sono molteplici le figure che si occupano della contabilità.

Il punto di forza della tracciabilità delle operazioni è la prevenzione dagli errori. Cosa significa? Nel momento in cui comprendiamo gli sbagli più comuni commessi da un operatore, possiamo agire tempestivamente, formandolo in modo che migliori le proprie competenze in materia. D’altronde, come si suol dire, “sbagliando s’impara” e, grazie anche a questa caratteristica, potremo ottimizzare i tempi di gestione della contabilità e migliorare le performance aziendali.

#5 L’analisi dei dati

L’analisi dei dati ricopre da sempre un ruolo centrale in SAP. È, infatti, a partire dall’elaborazione dei dati che è possibile delineare una panoramica completa e approfondita delle performance dell’azienda e, a partire da quella, prendere decisioni in merito al futuro dell’impresa.

I dati relativi alla contabilità aziendale vengono riuniti per fare in modo che gli algoritmi predittivi e le machine learning che compongono SAP possano offrire analisi reali e, al tempo stesso, previsioni nel breve, medio e lungo periodo. Così facendo, sarà più facile e più efficace prendere decisioni manageriali riguardo investimenti, assunzioni di nuovo personale e via dicendo.

In conclusione…

Per la gestione della contabilità aziendale è necessario disporre di un modulo specifico, che si aggiorni in automatico con le informazioni provenienti da altri reparti e che permetta analisi accurate. Utilizzando un acronimo soltanto: SAP, azienda tedesca che produce software ERP per l’elaborazione dei dati provenienti da diversi reparti dell’impresa.

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