Implementazione software gestionale SAP: quali sono gli step da seguire

Grazie a un software SAP, è possibile automatizzare e monitorare i processi aziendali, al fine di individuare criticità e ottimizzare l’efficienza di ogni reparto. Proprio perché entra appieno nelle dinamiche di un’impresa, dare il via all’implementazione di un software gestionale SAP è un processo che richiede tempo, impegno e accuratezza: come tutti i cambiamenti, ha un coefficiente di difficoltà che varia in base alle dimensioni dell’azienda, al settore e alla predisposizione del personale all’utilizzo di una nuova piattaforma. È impensabile riuscire a adattarsi a SAP dall’oggi al domani! Proprio per fare chiarezza su questo importante tema, in questo articolo approfondiamo l’implementazione SAP in ogni suo step: dalla preparazione all’avviamento, passando per la realizzazione del gestionale perfetto per le tue esigenze.

Implementazione software gestionale SAP: gli step

Innanzitutto, è bene fare una precisazione. Per realizzare un progetto SAP è indispensabile che tra il partner SAP e l’azienda ci siano collaborazione e confronti costanti. Non solo il titolare, ma anche il resto del team devono essere informati riguardo il cambiamento in atto e che siano predispositi all’utilizzo di un nuovo software, più avanzato e performante. Senza questo presupposto, il processo di implementazione di un software gestionale SAP potrebbe essere destinato a fallire. O, quantomeno, la tua impresa faticherebbe a comprendere i reali benefici di questa piattaforma, rendendo di fatto vano l’investimento attuato.

#1 Preparazione

Il punto di partenza di un progetto SAP è prettamente consulenziale, fondamentale per porre le basi per l’implementazione del software. In questa fase, si valida il piano di qualità del progetto: la tua azienda può così comprendere come funziona un programma SAP, mentre il tuo partner SAP impara a conoscere la tua realtà, cercando una modalità per soddisfare le tue esigenze quotidiane. Grazie a una serie di incontri, che possono anche essere sostituiti da meeting virtuali, si approfondiscono gli aspetti critici dell’azienda e si comprende quale sarà il percorso da seguire.

Nello specifico, nella fase di preparazione all’implementazione si evidenziano i seguenti punti:

• Analisi AS-IS, volta a studiare i processi e la ruotine quotidiana della tua azienda prima dell’implementazione del software gestionale SAP;
• Analisi dei Gap, ossia di tutte le modifiche che il nuovo gestionale andrà ad apportare nella tua impresa;
• Presentazione della soluzione To-Be, ossia il progetto costruito su misura per le esigenze del tuo business.

È a partire da tutte queste informazioni che viene realizzato il Business Blueprint, che racchiude il focus del progetto e la relativa soluzione realizzata dal consulente SAP.

#2 Realizzazione

Una volta che il piano viene approvato, si passa alla fase di parametrizzazione e configurazione. Si esegue la configurazione e si apportano eventuali modifiche customizzate: si tratta di una fase molto delicata, che richiede elevate e specifiche competenze tecniche.

Ecco le due principali operazioni che saranno eseguite in questa fase.

• Data Migration Test, ossia l’analisi dettagliata dei dati già presenti nel database dell’azienda: quelli considerati prioritari vengono migrati all’interno di SAP, mentre quelli considerati irrilevanti, obsoleti o superflui, saranno definitivamente eliminati.
• Integration Test, utile ad analizzare preventivamente il funzionamento del software nel momento in cui viene integrato nei processi e nei flussi aziendali. Solo se l’esito di questo test risulterà positivo, si potrà procedere con il go-live del gestionale SAP.

#3 Avviamento

Finalmente siamo giunti al tanto atteso go-live, ovvero la completa implementazione del Software Gestionale SAP nei processi aziendali. Durante questa fase, un aspetto importante è rappresentato dalla formazione del team: tutti o la maggioranza dei membri dell’azienda saranno infatti coinvolti nell’utilizzo del nuovo gestionale, quindi è indispensabile che siano formati e aggiornati sul nuovo sistema per poterlo utilizzare correttamente. Questa fase può durare da 1 a 4 mesi, a seconda della complessità del progetto.  L’avviamento produttivo va dunque di pari passo con la formazione e il supporto agli utenti per mezzo di un calendario dei corsi e di specifici materiali (istruzioni e screenshot).

In conclusione…

L’implementazione di un software gestionale SAP è un processo complesso e articolato, che richiede tempo e competenze ma anche collaborazione e disponibilità da parte del team aziendale. Un progetto SAP ben sviluppato coinvolge moltissime informazioni, figure e responsabilità, in vista di un’ottimizzazione dei processi aziendali. Technis Blu si occupa da molti anni di sviluppo di progetti SAP e, oltre alla sicurezza di un team tecnico esperto e professionale, offre alle aziende anche supporto dopo il go-live, fornendo pronta assistenza agli utenti e intervenendo in caso di malfunzionamenti. Se vuoi saperne di più, contattaci: siamo a tua disposizione per darti tutte le informazioni di cui necessiti.