Pianificazione produzione Excel: perché è sempre svantaggioso?

Ancora oggi, aziende di piccole e grandi dimensioni tendono a utilizzare il programma Microsoft Excel per raccogliere e gestire i dati della produzione dell’azienda. Generalmente, in un file si integrano le anagrafiche dei clienti e in un altro quelle dei fornitori; all’interno di altri documenti possiamo trovare le informazioni relative agli ordini e alle scadenze, i listini prezzi, i costi del materiale necessario alla produzione e così via.

In questa varietà di file è facile commettere errori che possono provocare perdite rilevanti di fatturato all’impresa. È per questo che è importante soppesare bene i vantaggi e gli svantaggi di affidare la pianificazione della produzione a Excel e valutare eventuali alternative più efficienti presenti sul mercato.

Di seguito, quindi, ecco i motivi per cui questo programma non è vantaggioso allo sviluppo di un’azienda e un breve approfondimento su una delle soluzioni migliori presenti sul mercato per la gestione ottimizzata del reparto di produzione.

I principali problemi di Excel

Non permette di condividere modifiche real time

È importante che un sistema gestionale consenta a un maggior numero di utenti di modificare un file nello stesso momento: spesso, infatti, in azienda vi è la necessità di condividere le informazioni con il resto del team in real time. Basti pensare a chi si occupa della gestione degli ordini: è fondamentale che ogni integrazione venga visualizzata immediatamente e senza problemi all’interno del reparto di produzione, onde evitare di dover posticipare le scadenze.

Utilizzando un file Excel, tutto ciò non è possibile: il contenuto può essere modificato da una sola persona alla volta. Nemmeno creare diverse versioni dello stesso documento per renderlo disponibile a più utenti può essere una soluzione plausibile: in questo caso, ogni device avrebbe una versione del file differente e ciò causerebbe duplicazioni o perdite di dati importanti, rendendo di fatto ingestibile l’organizzazione interna all’azienda.

Non garantisce sicurezza e limitazioni negli accessi

Excel non garantisce alcun tipo di controllo sull’accesso al file. Chiunque sia in possesso del documento, può entrare senza alcun tipo di richiesta di autorizzazione. Ciò è un problema, soprattutto quando si tratta di file estremamente riservati, che riguardano la gestione e l’ottimizzazione delle performance dell’azienda o documenti che raccolgono dati sensibili. Inoltre, nel caso in cui vengano apportati errori o inseriti dati erronei all’interno del file, non è possibile risalire all’autore dell’ultima modifica effettuata. Tutto ciò contribuisce a deresponsabilizzare il dipendente, che quindi potrebbe svolgere le proprie attività con un’attenzione minore.

Non è scalabile e non cresce con l’azienda

L’obiettivo di ogni azienda è quello di crescere in termini di clienti e fatturato e, di conseguenza, anche di dipendenti. Ma la crescita può diventare difficoltosa, senza un gestionale: le funzioni di Excel rimangono le stesse perché il programma non è stato realizzato per essere flessibile e scalabile. In questo caso, quindi, i dati da gestire aumentano notevolmente, ma Excel non è in grado di gestire né gli accessi né l’incremento improvviso delle informazioni da raccogliere. Tra le conseguenze più evidenti, troviamo quindi l’aumento del margine di errore causato dall’inserimento manuale di una quantità elevata di dati da parte di un maggior numero di persone in momenti diversi.

Oltre a ciò, con Excel non è possibile ottenere una panoramica chiara e completa dell’andamento aziendale, perché non nasce per realizzare report esaustivi o per tenere un archivio storico. Di conseguenza, è difficile riuscire a comprendere quali reparti stanno funzionando bene e quali necessitano di una riorganizzazione interna per produrre di più e in modo migliore.

I file Excel ricchi di dati sono lenti e pesanti

Un file Excel non è in grado di contenere una mole illimitata di dati: i file sovraccaricati risultano pesanti, lenti e possono creare errori non risolvibili, causando la perdita di tutti i dati acquisiti che solo attraverso interventi tecnici è possibile ripristinare. Un’azienda necessita di organizzare la produzione in modo ordinato, rapido e sicuro: rischiare quotidianamente di perdere tutto il lavoro svolto causerebbe problemi non solo interni, ma anche nelle relazioni con i clienti.

Tutti questi limiti non sono causati dall’inefficienza del programma, ma derivano dal fatto che Excel non è nato per la pianificazione della produzione di un’azienda. È uno strumento sicuramente utile, perché permette di svolgere calcoli e analisi, ma non può sostituire un gestionale aziendale nato appositamente per organizzare e automatizzare le attività dei singoli reparti dell’impresa.

Quale soluzione alternativa al file Excel?

Al giorno d’oggi sul mercato sono presenti diversi sistemi di gestione aziendale, che hanno l’obiettivo di raccogliere, controllare e proteggere i dati, nonché di condividerli in modo rapido ed efficace. Uno dei principali è sicuramente il software SAP (acronimo che in lingua italiana sta per “Sistemi, Applicazioni e Prodotti nell’elaborazione dei dati”) un gestionale nato appositamente per ottimizzare l’organizzazione di aziende di qualsiasi dimensione.

SAP è composto di oltre 30 moduli, ciascuno specifico per la singola area o specializzazione aziendale: ciò rende il gestionale scalabile e personalizzabile in base alle esigenze del momento manifestate dall’impresa. Si tratta, inoltre, di un sistema cloud, che permette una registrazione delle modifiche in real time e una comunicazione più veloce e attiva tra i reparti. Salvare le informazioni su una “nuvola” del Web è un vantaggio indiscusso: qualora il dispositivo su cui sono presenti i dati non dovesse più funzionare, i file non andrebbero comunque perduti.

Il gestionale SAP, infine, garantisce diversi livelli di accesso in base ai ruoli ricoperti in azienda. Così facendo, i dati vengono visualizzati e modificati solamente dai responsabili dei reparti aziendali o dal management e non si rischia la diffusione di informazioni estremamente riservate.

Cosa significa investire su un gestionale di qualità come SAP? Vuol dire ottenere uno strumento che permette di ottimizzare l’organizzazione interna all’azienda: le performance aziendali vengono tracciate in modo automatico, permettendo alla direzione di prendere in qualsiasi momento decisioni più efficaci, basate su dati concreti. Grazie ai report, è possibile individuare e risolvere tempestivamente eventuali falle nel processo produttivo: a beneficiarne non è solo la qualità del prodotto e del rapporto con il cliente, ma anche il team interno che risulta più responsabile e coeso. Tutto ciò è destinato a produrre un miglioramento significativo della credibilità del marchio, con un incremento del parco clienti e del fatturato.

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