Software gestionale Pubblica Amministrazione: Enasarco

Gli enti a contatto con il pubblico necessitano di gestionali a 360°, che permettano di fornire servizi chiari ed efficaci alla popolazione e, allo stesso tempo, di coordinare al meglio le attività passive, in un’ottica di massima trasparenza. Solamente attraverso un software gestionale ideato su misura della Pubblica Amministrazione e degli enti pubblici è così possibile evitare lo spreco di denaro e gestire ottimamente ogni attività al suo interno. In questo contesto si inserisce SAP: Technis Blu, con esperienza pluriennale nell’implementazione di software di questo tipo, si contraddistingue anche per la collaborazione con importanti enti pubblici, come Enasarco. In questo case study scopriamo com’è migliorata l’efficienza di questo importante ente grazie all’implementazione di un gestionale SAP.

Il cliente

La Fondazione Enasarco nasce nel lontano 1938 come Ente Nazionale di Assistenza per gli Agenti e i Rappresentati di Commercio. In particolare, si occupa di fornire assistenza, formazione e qualificazione professionale agli iscritti, perseguendo quindi finalità di pubblico interesse pur essendo considerato un soggetto di diritto privato. Inoltre, all’interno del core business di Enasarco si possono trovare attività di vigilanza ispettiva, volte all’accertamento della natura del rapporto di agenzia e all’osservanza degli obblighi contributivi da parte delle ditte.

In totale, Enasarco amministra:

• 300.000 posizioni contributive attive di Agenti;
• 100.000 Ditte mandanti, obbligate alla contribuzione;
• 100.000 pensioni all’anno, tra vecchiaia, invalidità e superstiti;
• 70.000 liquidazioni FIRR (Indennità di Fine Rapporto degli Agenti di Commercio).

L’esigenza

Enasarco ha manifestato principalmente l’esigenza di gestire in modo più efficace tutti gli aspetti relativi alla fatturazione, soprattutto in entrata. Dal 1° gennaio 2019 è obbligatorio l’utilizzo della fatturazione elettronica per una maggiore efficacia dei processi privati e pubblici e, soprattutto, per garantire la massima trasparenza attraverso l’interscambio con l’Agenzia delle Entrate. In questo senso, ancora prima dell’entrata in vigore di questa legge, Enasarco manifestava l’esigenza di ottimizzare la fatturazione in entrata, dematerializzando le fatture per alleggerire l’intero processo e, allo stesso tempo, permettere una riduzione considerevole dell’uso della carta e del tempo dedicato alle attività contabili.

Proprio per questo, Enasarco ha aperto una gara di appalto per l’implementazione di un software gestionale appositamente strutturato per la fatturazione elettronica. Una gara a cui il team di Technis Blu si è fatto trovare altamente preparato, riuscendo a soddisfare le esigenze del cliente e a vincere sulla concorrenza.

Le fasi iniziali del progetto

Per poter presentare un progetto brillante e realizzato su misura per le esigenze di Enasarco, il team di Technis Blu ha svolto un’analisi preliminare riguardo i processi di approvvigionamento dell’ente di pubblico interesse. Ciò è stato possibile leggendo approfonditamente i termini e le caratteristiche della gara d’appalto e strutturando un progetto specifico per il singolo caso.

A seguito dell’aggiudicazione della gara d’appalto, il team si è messo subito al lavoro per presentare il prototipo del software gestione per la Pubblica Amministrazione creato per Enasarco. È seguita quindi una serie di feedback, fino al raggiungimento del prototipo definitivo, quello approvato dal Cliente. Attraverso anche un test di collaudo, il progetto è passato poi alla fase di produzione ed implementazione.

L’implementazione finale di SAP

Il team di Technis Blu incaricato del progetto ha implementato un software volto ad ottimizzare i processi relativi alla fatturazione elettronica passiva. In particolare, il gestionale funziona tramite VIM, ossia Vendor Invoice Management Number: si tratta di un codice che viene virtualmente associato alle fatture. A questo poi si aggiunge il numero attribuito alla fattura del fornitore, che permette un’identificazione rapida dello stesso. Grazie a questo sistema, il gestionale registra in modo automatico:

• La fattura in ingresso;
• La fattura nel registro dell’IVA.

Il sistema adottato da Technis Blu per Enasarco prevede un’integrazione efficace con i processi aziendali preesistenti, grazie anche ad un inserimento automatico dei dati per emettere e ricevere le fatture. SAP si occupa quindi non solo della ricezione delle fatture da parte dei fornitori, ma anche dell’archiviazione e della conservazione delle stesse. Infine, come già detto, l’interscambio con l’Agenzia delle Entrate garantisce la massima integrità da parte di Enasarco ed una maggior trasparenza agli occhi del consumatore finale del servizio.

Le operazioni post implementazione

Dopo l’implementazione, il persone di Enasarco non è stato lasciato solo: Technis Blu, infatti, ha proposto una serie di operazioni che permettessero all’ente di comprendere tutte le funzionalità del gestionale e, soprattutto, di sfruttarle al meglio. È per questo che all’implementazione è seguito un corso di formazione del personale. Non solo. Per ogni esigenza, Enasarco sa di poter contare sull’analista funzionale SAP di competenza, grazie ad un efficiente servizio di supporto post-go live e ad un contratto di manutenzione correttiva gestito per mezzo di ticket.

In questo modo, è stato possibile non solo rendere più efficienti i processi aziendali e, soprattutto, contabili della Fondazione, ma anche fornire quella formazione e quel supporto fondamentali affinché il personale potesse trarre beneficio da SAP senza dover cambiare le proprie abitudini lavorative. L’obiettivo principale delle operazioni post implementazione di Technis Blu è proprio questo: fare in modo che i nuovi sistemi si concilino al massimo con quelli preesistenti, rispondendo a dubbi e richieste e realizzando tutti quegli accorgimenti tecnici non visualizzati in precedenza.

I risultati

Grazie ad un software gestionale per la Pubblica Amministrazione e gli enti pubblici apposito per Enasarco e relativo principalmente alla fatturazione elettronica passiva, è stato possibile raggiungere molteplici vantaggi nei processi interni. Infatti, l’iter di acquisizione delle fatture d’acquisto è stato notevolmente accelerato, a fronte di una riduzione considerevole dell’utilizzo della carta. Ciò ha permesso da un lato di realizzare una politica eco-friendly, che migliorasse la brand reputation della fondazione, dall’altro lato di organizzare al meglio l’ordine interno: l’assenza di fogli volanti e la possibilità di digitalizzare le operazioni di fatturazione hanno portato ad una migliore gestione dei pagamenti e ad una maggiore trasparenza nei confronti del pubblico. Ciò si è tradotto in un’attenzione più mirata al core business, efficientando quindi i servizi offerti agli agenti e i rappresentanti di commercio.

L’intero sistema, pur sfruttando le capacità del mondo informatico, si rivela anche estremamente sicuro, grazie alla possibilità di personalizzare gli accessi. In questo modo, si può rendere le fatture di lettura e scrittura unicamente a coloro che si occupano della contabilità interna alla Fondazione, mentre tutti gli altri possono accedervi in modalità di sola lettura.

Conclusione

La collaborazione intrapresa con la Fondazione Enasarco ha portato Technis Blu a realizzare un software gestionale adatto alle esigenze della Pubblica Amministrazione e, più in generale, degli enti a contatto con il pubblico. Per organizzare al meglio le attività interne e, soprattutto, per garantire un servizio di elevata qualità agli iscritti anche un sistema di fatturazione passiva efficace e digitalizzato può rappresentare un ottimo punto di appoggio.

Come può SAP aiutarti a rendere più agevoli e trasparenti le attività del tuo ente a contatto con il pubblico? Mettiti in contatto con gli analisti funzionali di Technis Blu: ti proporranno il progetto migliore per la tua attività.