Software per la gestione dei processi aziendali: perché scegliere SAP?

In un mondo altamente competitivo come quello attuale, sempre più spesso l’azienda si trova a ricercare uno specifico software per la corretta gestione dei propri processi. Grazie ad un’infrastruttura tecnologica all’avanguardia è possibile infatti permettere ai singoli reparti di comunicare tra loro più rapidamente ed efficacemente: ciò porta ad un’ottimizzazione delle attività quotidiane e della qualità dei prodotti e dei servizi offerti, vantaggi che rendono l’impresa più competitiva sul mercato.

Poter organizzare la routine dell’impresa in modo automatizzato, per mezzo di specifici workflow, diventa un surplus di notevole valore. Proviamo a pensare a chi lavora nell’ambito delle risorse umane e, con un solo clic, può accedere ai dati di tutti i dipendenti relativi al numero di ore lavorate in quel mese, i permessi di cui hanno usufruito, i giorni di ferie, ecc... Attraverso un sistema di questo tipo diviene più semplice e veloce emettere le buste paga, nonché organizzare il calendario delle ferie per tutto il personale e molto altro.

SAP nasce proprio con il proposito di semplificare la quotidianità dell’impresa, in ciascuno dei suoi reparti: si tratta infatti del software per la gestione dei processi aziendali per eccellenza. In questo articolo ne scopriamo assieme le principali caratteristiche e i conseguenti benefici.

Cos’è SAP?

SAP è l’acronimo di “Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung”, termine che viene generalmente tradotto in italiano con “Sistemi, Applicazioni e Prodotti nell'elaborazione dati”. Si tratta di un’azienda tedesca che produce sistemi ERP che hanno come obiettivo principale l’ottimizzazione di tutti i processi che coinvolgono l’azienda.

Non stiamo parlando unicamente di un gestionale: l’ERP è un sistema informativo molto più ampio. Esso, infatti, permette la completa gestione dei reparti aziendali per mezzo di un’unica infrastruttura tecnologica: logistica, amministrazione, contabilità, risorse umane, produzione e molto altro. In questo modo si può non solo riordinare la mole, talvolta molto notevole, di dati di cui un’azienda si compone, ma anche rendere più efficiente ogni singola area aziendale, con l’obiettivo fisso di far crescere l’impresa.

#1 Un database unico per molteplici reparti

Sono ancora moltissime le aziende che presentano falle rilevanti nella comunicazione tra i diversi reparti, soprattutto se questi si trovano dislocati in molteplici sedi o all’interno di una struttura particolarmente ampia. Ciò provoca malintesi, incomprensioni, errori e malcontento, tanto che talvolta si sfocia addirittura nella conflittualità tra un reparto e l’altro della medesima impresa.

SAP riesce a colmare queste lacune per mezzo di un sistema cloud: attraverso questo, è possibile organizzare attorno ad un’unica fonte tutti i dati di cui l’azienda dispone. In questo modo ogni reparto è collegato l’uno all’altro e può visualizzare, su differenti gradi d’accesso, dati aggiornati real time, senza incorrere in errore.

Proviamo ad immaginare un’azienda dislocata su più sedi. Il reparto amministrativo, anziché dover richiedere i dati al reparto produzione e logistica o dover entrare in gestionali specifici, può avere tutto a portata di mano: così facendo riuscirà a calcolare le entrate, le uscite, eventuali discostamenti e molto altro in pochissimi passaggi. Il vantaggio di adottare un unico database per l’intera impresa è duplice: un reparto amministrativo più efficiente, che riesce a compiere previsioni approfondite e ad agire tempestivamente qualora si verifichino problematiche, e tutti gli altri reparti che possono concentrarsi unicamente sul proprio core business.

#2 Un metodo di lavoro univoco, meno costi di manutenzione

Lavorare su un unico sistema ERP che collega molteplici reparti presenta benefit notevoli anche dal punto di vista del costo. Sono molte le aziende che oggi dispongono di un gestionale specifico per ogni singolo reparto: ciò appesantisce il business di software e hardware, che minano l’efficienza dei processi aziendali.

Un software per la gestione dei processi aziendali come SAP consente di creare un metodo di lavoro univoco, in cui ogni dipendente opera sul medesimo gestionale, aggiornandolo costantemente con nuovi dati. Oltre ad una maggiore efficacia e ad un rischio minore di dispersione di informazioni importanti, ciò incide anche sui costi, che vengono così ridotti considerevolmente: nel momento in cui si devono compiere upgrade e attività di manutenzione, si agisce su un unico software, evitando spese ingenti all’impresa anno dopo anno.

#3 Un software scalabile e flessibile

Una delle parole chiave con cui viene identificata SAP è la scalabilità. Un software di questo genere, infatti, cresce con la tua azienda, adattandosi alla singola esigenza del momento.

Prima di installare un sistema ERP nella tua azienda, vengono svolte attività preliminari: il consulente SAP propone una serie di telefonate e meeting, che lo aiuteranno a comprendere al meglio di cosa ti occupi, perché necessiti di un gestionale di questo tipo e quali sono i punti su cui deve focalizzarsi. Questo perché un sistema ERP si compone di molteplici moduli, a cui corrispondono differenti funzionalità: esiste, per esempio, un modulo specifico per l’amministrazione, uno per la logistica, uno per la produzione e così via.

Una volta implementato il sistema SAP, esso potrà essere arricchito di nuovi moduli di cui prima non necessitavi. In questo modo riuscirà a rimanere al passo con la tua attività e tu non dovrai sostituirlo periodicamente perché divenuto obsoleto.

#4 Un’interfaccia user friendly e personalizzabile

La vastità e la differenziazione delle funzionalità di SAP non cozzano con la complessità di questa. I sistemi ERP dell’azienda tedesca sono stati progettati appositamente per risultare user friendly, permettendo al tuo personale di sfruttarne al massimo ogni singola funzione.

Anche se la digitalizzazione può rappresentare una vera e propria rivoluzione in azienda, la possibilità di accedere ad un’interfaccia semplice e intuitiva rende l’intero percorso meno faticoso. La navigazione basata sui ruoli consente di fornire al singolo l’utente la chiave d’accesso per le funzioni che svolge quotidianamente, mantenendo così l’intero controllo sul sistema e, allo stesso tempo, specializzando il personale sul modulo di riferimento.

Inoltre, l’utente può personalizzare completamente il proprio schermo, nonché dare il via ad attività che possono rendere più efficace la propria routine lavorativa. Per esempio, può impostare specifici promemoria e avvisi che il sistema porrà in evidenza: grazie ai workflow, il personale saprà gestire al meglio le proprie scadenze, impostando le attività prioritarie ed evitando di dimenticare incarichi importanti.

#5 Una pianificazione manageriale efficace

La velocizzazione e l’ottimizzazione delle operazioni devono corrispondere ad un miglioramento delle performance del business per risultare davvero redditizi. Come fare a conoscere esattamente verso quale direzione la tua azienda sta procedendo, se è in linea con gli obiettivi prefissati o se sono presenti eventuali lacune da colmare?

SAP mette a disposizione una serie di funzioni specifiche per chi si occupa della pianificazione manageriale. Una panoramica completa sulle entrate, sui costi, sull’incidenza del singolo cliente sul fatturato ed eventuali rischi di insolvenza, nonché report specifici per ogni singolo reparto: i sistemi ERP di SAP ti offrono un’idea chiara e tangibile dei risultati che la tua azienda sta ottenendo.

I benefici sono evidenti: in questo modo puoi prendere decisioni manageriali più efficaci, perché si attengono a dati veritieri e non più a mere supposizioni.

In conclusione…

La digitalizzazione di un’impresa passa anche dalla scelta del giusto software per la gestione dei processi aziendali. E SAP può esserlo: grazie alle sue caratteristiche innovative, attente all’esigenza dell’impresa ma anche a quella del personale, consente di rendere i processi più fluidi e scorrevoli, in un’ottica di crescita costante.

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